Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Lixis is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens waarop deze privacyverklaring betrekking heeft.

Lixis heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat dit voor de huidige aard en omvang van de verwerkingen niet verplicht is. Vragen over privacy kun je rechtstreeks stellen via info@lixis.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerkt Lixis?

Welke gegevens Lixis verwerkt, hangt af van de manier waarop je contact hebt en van de dienstverlening die je afneemt. Het kan gaan om:

• naam, functie, organisatie en zakelijke contactgegevens;
• e-mailadres, telefoonnummer en correspondentie;
• afspraakgegevens en informatie die je via Microsoft Bookings verstrekt;
• gegevens uit aanvragen, kennismakingen, intakeformulieren, offertes en overeenkomsten;
• factuur-, betaal- en administratieve gegevens;
• informatie over bedrijfsprocessen, systemen, gebruikers en betrokken medewerkers die nodig is voor een processcan of opdracht;
• gegevens die een aanbrenger via WhatsApp of een andere contactroute verstrekt, waaronder diens contactgegevens, de organisatienaam, eventueel de naam van een contactpersoon en een toelichting;
• technische gegevens die automatisch nodig zijn om de website veilig beschikbaar te stellen, zoals IP-adres, datum en tijd van een verzoek, browser- of apparaatgegevens en serverloggegevens;
• andere gegevens die je zelf aan Lixis verstrekt of die redelijkerwijs nodig zijn voor de uitvoering van een opdracht.

Lixis vraagt niet doelbewust om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, strafrechtelijke gegevens of een burgerservicenummer. Deel zulke gegevens niet, tenzij dit vooraf noodzakelijk en juridisch passend is vastgesteld.

3. Voor welke doelen en op welke grondslag?

Wanneer Lixis zich beroept op een gerechtvaardigd belang, wordt steeds afgewogen of het belang van Lixis opweegt tegen jouw privacybelang. Lixis verwerkt niet meer gegevens dan voor het betreffende doel nodig is.

4. Gegevens bij een referral

Via de WhatsApp-knop of een andere contactroute kan iemand een organisatie bij Lixis aandragen. Deel daarbij zo min mogelijk persoonsgegevens van anderen en verstrek contactgegevens van een derde alleen wanneer die persoon weet van en akkoord is met de introductie.

Ben jij genoemd als contactpersoon zonder dat je de gegevens zelf aan Lixis hebt verstrekt? Dan zijn deze afkomstig van de aanbrenger. Lixis gebruikt die gegevens uitsluitend om de mogelijke introductie te beoordelen en af te stemmen. Voordat Lixis jou rechtstreeks benadert, wordt in beginsel eerst met de aanbrenger afgestemd hoe de warme introductie plaatsvindt. Bij het eerste rechtstreekse contact informeert Lixis je over de herkomst van jouw gegevens en deze privacyverklaring, tenzij je die informatie al hebt.

Wil je niet worden benaderd of wil je dat de gegevens worden verwijderd? Stuur dan een e-mail naar info@lixis.nl. Lixis verwerkt dat verzoek zo snel mogelijk.

5. Hoelang bewaart Lixis gegevens?

Lixis bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een lopend geschil langere bewaring vereist. In beginsel gelden de volgende termijnen:

• Algemene aanvragen en kennismakingen: maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij eerder duidelijk is dat geen vervolg komt.
• Niet-succesvolle referrals: maximaal 12 maanden na ontvangst of korter wanneer de introductie wordt ingetrokken of niet passend blijkt.
• Succesvolle referrals: gegevens die nodig zijn voor de vergoeding en administratie worden 7 jaar bewaard voor zover zij onderdeel zijn van de fiscale administratie.
• Klant- en projectdossiers: gedurende de opdracht en in beginsel maximaal 5 jaar na afronding, tenzij gegevens eerder kunnen worden verwijderd of langer nodig zijn voor afspraken, beveiliging, rechten of claims.
• Facturen en fiscale administratie: in beginsel 7 jaar, gerekend volgens de toepasselijke wettelijke bewaarplicht.
• Server- en beveiligingslogs: zo kort mogelijk en in beginsel niet langer dan 12 maanden, tenzij onderzoek naar misbruik of een beveiligingsincident langere bewaring noodzakelijk maakt.

Wanneer Lixis bij een opdracht optreedt als verwerker namens een klant, bepaalt de klant de bewaartermijn. Daarover worden zo nodig afspraken gemaakt in een verwerkersovereenkomst.

6. Met wie deelt Lixis persoonsgegevens?

Lixis verkoopt geen persoonsgegevens. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is voor de genoemde doelen, de uitvoering van een opdracht of een wettelijke verplichting. Mogelijke ontvangers zijn:

• Netlify: hosting en technische beschikbaarheid van de website;
• Microsoft: zakelijke e-mail, bestandsopslag, communicatie en Microsoft Bookings;
• WhatsApp: communicatie wanneer je zelf via de WhatsApp-knop of rechtstreeks via WhatsApp contact opneemt;
• boekhoudkundige, fiscale, juridische of verzekeringsadviseurs: uitsluitend voor zover noodzakelijk;
• technische partners of onderaannemers: alleen wanneer hun inzet voor een opdracht nodig is en passende afspraken zijn gemaakt;
• overheidsinstanties of toezichthouders: wanneer Lixis wettelijk verplicht is gegevens te verstrekken.

Met partijen die in opdracht van Lixis persoonsgegevens verwerken, worden waar nodig verwerkersafspraken gemaakt. Zij mogen de gegevens uitsluitend gebruiken voor de afgesproken dienstverlening en moeten passende beveiligingsmaatregelen treffen.

Voor klantopdrachten kan Lixis juist als verwerker optreden en de klant als verwerkingsverantwoordelijke. In dat geval verwerkt Lixis persoonsgegevens volgens de instructies van de klant en de toepasselijke verwerkersovereenkomst.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers of hun subverwerkers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, waaronder in de Verenigde Staten. Wanneer dat gebeurt, verlangt Lixis een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit, deelname aan het EU–US Data Privacy Framework of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen. Waar nodig worden aanvullende beveiligingsmaatregelen toegepast.

8. Website, WhatsApp, Bookings en cookies

Website en hosting

De website wordt gehost via Netlify. Netlify kan technische loggegevens verwerken om de website veilig en beschikbaar te houden.

WhatsApp

Als je op de WhatsApp-knop klikt, verlaat je de website van Lixis en wordt WhatsApp of WhatsApp Web geopend met een vooraf ingevuld bericht. Pas wanneer je zelf een bericht verzendt, ontvangt Lixis de inhoud daarvan en de gegevens die binnen WhatsApp bij jouw account of bericht zichtbaar zijn. WhatsApp verwerkt daarbij zelfstandig gegevens volgens zijn eigen privacyvoorwaarden. Deel via WhatsApp geen onnodige of gevoelige persoonsgegevens en deel gegevens van anderen alleen wanneer zij van de introductie weten en daarmee akkoord zijn.

Microsoft Bookings

Als je op een knop klikt om een kennismaking te plannen, verlaat je de website van Lixis en ga je naar een boekingspagina van Microsoft. De gegevens die je daar invult worden binnen Microsoft 365 en Exchange verwerkt om de afspraak te plannen en te beheren. Op die externe pagina kunnen de privacy- en cookievoorwaarden van Microsoft van toepassing zijn.

Cookies

De huidige website van Lixis plaatst zelf geen marketing- of analysecookies. Voor zover strikt noodzakelijke technische gegevens of cookies worden gebruikt voor beveiliging of goede werking, is daarvoor geen marketingprofiel bedoeld. Als Lixis later analytics, ingesloten media of andere niet-noodzakelijke cookies toevoegt, wordt deze verklaring aangepast en wordt waar nodig vooraf toestemming gevraagd.

9. Hoe beveiligt Lixis persoonsgegevens?

Lixis neemt passende technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard en risico’s van de verwerking. Daarbij kun je denken aan beveiligde verbindingen, toegangsbeperking, sterke authenticatie, actuele software, zorgvuldig rechtenbeheer, back-ups waar passend en afspraken over vertrouwelijkheid.

Geen enkele methode van opslag of overdracht is volledig risicoloos. Vermoed je misbruik, verlies of onbevoegde toegang? Meld dit dan direct via info@lixis.nl.

10. Welke privacyrechten heb je?

Afhankelijk van de situatie heb je het recht om:

• informatie en inzage te krijgen in jouw persoonsgegevens;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking tijdelijk te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang of tegen direct marketing;
• gegevens die je zelf hebt verstrekt in een overdraagbaar formaat te ontvangen, wanneer het recht op dataportabiliteit geldt;
• een gegeven toestemming op ieder moment in te trekken, zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerkingen ongeldig maakt;
• niet te worden onderworpen aan uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen.

Lixis gebruikt jouw persoonsgegevens niet voor zulke uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming.

Je kunt een verzoek sturen naar info@lixis.nl. Vermeld daarbij voldoende informatie om het verzoek te kunnen beoordelen. Lixis kan bij redelijke twijfel aanvullende informatie vragen om jouw identiteit vast te stellen. Stuur niet ongevraagd een kopie van je identiteitsbewijs mee. Lixis reageert in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd; daarvan word je tijdig op de hoogte gesteld.

Heb je een klacht? Neem bij voorkeur eerst contact op, zodat Lixis naar een oplossing kan zoeken. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

Lixis kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, website of wetgeving verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen die rechtstreeks gevolgen hebben voor bestaande relaties, informeert Lixis hen waar dat redelijkerwijs nodig is.

12. Contact

Heb je vragen over deze verklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact op.